[펌] 비즈니스맨을 위한 정중한 영어 이메일 작성법

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 [출처]

  : https://chattingcat.com/posts/politeness-business-email

  : http://egloos.zum.com/chaniworld/v/296655

  : http://raccoonenglish.tistory.com/3255

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비즈니스 영어 이메일의 중요한 원칙 중 하나는 '간결함'입니다. 하지만 간결함만 추구하다 보면 자칫 상대방의 감정을 상하게 할 수도 있지요.

오늘은 정중한 영어 비즈니스 이메일 작성을 위해 기억해둘 만한 내용을 알아보겠습니다. (기본 출처:English at Home)

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1. '신속한' 답장, 어렵지 않아요 

누군가가 여러분에게 보낸 이메일에는 24시간 안에 답장을 보내는 것이 예의입니다. 

하지만 여러 이유로 하루 안에 제대로 답장을 보내기가 어려울 수 있습니다. 이런 경우라면 '지금은 정확한 답장을 못 드리지만, ~~까지 다시 답장을 보내겠다'고 짧은 답장을 먼저 보내는 것이 좋습니다.

"Thanks for your email. I'll get back to you (within the next day / tomorrow / next week)."

특히 며칠 휴가를 떠날 예정이라면, '자동 답장'(Auto responder)을 설정해 두는 것이 예의입니다. 아래는 휴가 기간에 설정할 수 있는 자동 답장 이메일의 예시입니다. (출처: brunerbiz)

Thank you for your email. 
I am out of the office on vacation till Monday, April 22 and unable to receive any email. 
Please contact Francine Melody at 222 333-444 for immediate assistance.

2. '감사 인사' 잊지 않기

상대방이 여러분에게 어떤 정보를 전달했다면, 그에 대한 감사의 마음을 꼭 표현하세요. 
그의 노력에 대한 적절한 감사 인사는 지속적인 관계 유지에도 도움을 줄 것입니다.

"I'm sorry you didn't get the project, but thanks for your work." 

"Thank you for finding me the information about ____. I really appreciate your help."

3. 나쁜 소식도 나쁘지 않게

비즈니스 세계에선 항상 기쁜 소식만 주고받을 수 없습니다.
그렇다고 하더라도 쌀쌀맞거나 너무 직설적인 글쓰기는 비즈니스 이메일에서 그리 좋지 않은 선택입니다.

"We are sorry to inform you that we are no longer manufacturing this item." 

"We would like to apologize for this misunderstanding." 

"Unfortunately, the company has decided to close its offices in New York." 

"We regret to inform you that your application has been unsuccessful."

4. 언제나 안전한 표현 "I would" 

정중한 영어 표현의 종류는 정말 많습니다. 모든 것을 기억하기란 사실상 불가능에 가깝습니다. 

하지만 누가 뭐래도 한 가지 기억해둘 가치가 있는 표현은 바로 'would'입니다.
특히 'I want'는 지나치게 직접적인 인상을 줄 수 있으니 'I would like'를 기본적으로 쓴다고 생각하시면 좋습니다.

"I would like some information on your range of printers." 

"I would be grateful for some information on your range of printers." 

"I would appreciate your help with an order."

5. 과거 시제를 잘 활용하세요

현재 시제 문장과 비교하면 과거 시제 문장은 여러분과 상대방 사이에 심리적 거리감을 더 넓혀줍니다.
다시 말해 여러분의 말과 글이 상대방에게 덜 직접적으로 전달된다는 것이지요.

"We were hoping for…" (O) 
"We are hoping for…" (X) 

"We wanted to know…" (O)

"We want to know…" (X)

6. 중립적 표현

문제가 생겨 상대방에게 이메일을 보낼지라도, 될 수 있으면 부정적 의미의 단어가 아닌 중립적 의미의 단어를 쓰는 것이 좋습니다.
혹은 'not very + 긍정적 의미'로 글을 쓰는 것도 가능합니다.

"Your customer service representatives are not very polite" (O) 
"Your customer service representatives are rude." (X) 

"issue" or "matter" (O)    
"problem" (X) 

"inconvenience" / "inconvenient" (O) 
"difficulty" or "difficult" (X)

"misunderstanding"(O) 
"argument" (X)

7. 맺음말까지 신중히

비즈니스 영문 이메일의 마무리를 위한 표현은 자주 쓰이는 것이 몇 가지 있습니다.
다양한 상황에서 무리 없이 쓸 수 있는 마무리 방식은 아마 '추가로 질문이 있으시다면 언제나 문의 주십시오' 정도일 것입니다.

"If you have any questions, please feel free to let me know." 

"Should you have any questions, please don't hesitate to let us know."

그에 이어 일반적인 맺음말을 활용하시면 될 것입니다. 비즈니스 이메일에서 적합한 맺음말(sign-off)은 다음의 두 가지입니다.

"Best(혹은 Warmest) regards," 

"Sincerely,"

그리고 아래의 두 가지는 비즈니스 이메일에선 가급적 쓰지 않는 것이 좋습니다.
정중함이나 격식과는 거리가 먼, 개인적인 이메일에서 쓰이는 맺음말이기 때문입니다.

"Best wishes," 

"Cheers,"

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영어 이메일 쓰기는 100% 확신하기 어려운 일입니다.

정말 중요한 비즈니스 이메일을 써야 한다면, 원어민의 눈과 손을 통해 교정을 받아보는 것이 안전한 방법일 것입니다.
그럴 땐 저희 채팅캣을 꼭 활용해주세요. 

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자주 사용하는 영문(English) 이메일 표현들...

영문 이메일은 보통 영문의 편지문장과 몇 가지 차이가 있다. 가장 다른 점은 인포멀하고 간결한 문체일 것이다. 
짧고, 친밀감을 담는 문체이지만 받는 사람에게 실례가 되지 않게 쓰지 않으면 안 된다. 

이러한 어려움 때문에 지금까지는 영문으로 전자메일을 쓰려고 생각해도 부담이 되어서 쓰기를 망설였던 사람들이 많을 것이다. 
그런 분들을 위해서 영문 e-mail에 자주 나오는 편리한 표현을 오랜 작업끈에 정리해 보았다. 
이러한 표현을 참고하셔서 이제는 주저하지 마시고 짧아도 괜찮으니 영문 e-mail를 한번 써 보자. 


자기 소개의 표현

I'm sending this mail from Seoul, Korea.  한국의 서울에서 메일을 보냅니다. This is my first mail to send to this mailing list.  이 메일링리스트에 처음으로 메일을 보냅니다..  I work for a multimedia company that makes educational software.  교육용 소프트를 만드는 회사에서 근무하고 있습니다.  I am RobotKing Han from Seoul, Korea.  한국의 서울에서 살고 있는 로보트킹이라고 합니다.

 

인사 표현

How have you been (doing)? Nothing much new here.  안녕하십니까. 이곳은 별다른 일없습니다.  I'm happy to join this movie lover's mailing list.  이 영화 동호인 메일일 리스트에 가입되어 영광입니다.  I sent e-mail to you last weekend but I guess I sent it to the wrong address.  제가 지난주에 메일을 보냈습니다만 잘못된 주소에 보낸 것 같네요.

감사의 표현

Thanks for your quick reply(Response).  빠른 답장 감사합니다.  Thank you for your e-mail dated April 15, 2001.  2001년 4월 15일자 메일 고맙습니다.  If you could take a few minutes to answer our questions, we would really appreciate it.  저희들의 질문에 시간을 조금만 내서 답변을 해 주신다면 감사하겠습니다.  Thank you in advance for your help.  아무쪼록 부탁 드립니다. (미리 감사드립니다. )

 

사죄의 표현

Sorry I didn't write to you earlier.  좀 더 빨리 쓰지 못해 죄송합니다.  I apologize for not having gotten into contact with you sooner.  좀 더 빨리 연락을 드리지 못해서 죄송합니다.  Sorry for any confusion and it is a pleasure doing business with you.  혼란스럽게 해서 죄송합니다. 그리고 당신과 비즈니스를 같이하게 되어 기쁩니다.

제안의 표현

I'd like to make a proposal: why don't we write our messages all in English?  제안이 있습니다. 우리는 왜 메시지를 전부 영어로 쓰지 않습니까?  Are you interested in going to a baseball game with me this weekend?  이번 주말에 저와 야구하러 가는 것에 관심이 있습니까?  Why don't you stop by Korea if you are coming to Japan?  일본에 온다면 한국에도 들러 주세요!

문의의 표현

Does anyone know if those movies are available on videotape?  이러한 영화가 비디오테이프로 가능할지 누가 모릅니까.  I need your help.  도와주세요.  When can I expect a reply from you?  언제 답장을 받아 볼 수 있을까요!.  I just want to check if you have received my mail of April 23rd.  4월 23일날 보낸 나의 메일을 받으셨는지 확인하고 싶습니다.  Is there anybody out there who has the last month's English Network?  누군가 지난달의 영어네트워크를 갖고 계시지 않습니까?

답변의 표현

I am responding to your job opening announcement in the Korea Times dated April 5th.  4월 5일자의 코리아 타임즈 구인 광고 건으로 연락하고 있습니다.  Here is my answer to your question of April 1st.  4월 1일자의 당신 질문에 대한 답변입니다.  I wish I could go, but I have already made plans on the 12th.  갈 수 있으면 좋겠습니다만, 벌써 12일에는 계획이 있습니다.  Hope this helps.  이것이 도움이 되길 기대합니다.

 

의뢰의 표현

I hate to ask you this, but would it be possible for us to stay with you?  이러한 것을 부탁드리기가 싫지만 당신과 함께 머무르는 것이 가능할까요?  Let me know the results of your entrance exams in the next mail.  다음 메일로 입시의 결과를 가르쳐 주세요.  Could you help me with my survey?  나의 조사에 답해 주실 수 있겠습니까?  May I ask a favor of you?

부탁을 해도 될까요?

I am looking for key-pals in Mexico, Spain or South America.  멕시코와 스페인과 남아메리카에서 전자메일로 펜팔할 상대를 찾고 있습니다.  We would like to e-mail with an elementary school class in Italy.  이탈리아의 초등학교 클래스와 전자메일을 교환을 하고 싶습니다.  Please respond to iambong@netsgo.com 연락은 iambong@netsgo.com 로 주세요!

확인의 표현

Did you mention you wanted to start this business by March this year or March next year?  이 비즈니스를 금년 3월까지 시작하기로 언급했습니까? 아니면, 내년 3월까지라고 언급했습니까?.  Did you also say we need a unix machine for this?  당신은 또한 UNIX의 컴퓨터가 필요하다고 말했습니까?

감정의 표현

I'm a bit disturbed by your reply to our new product.  저희들의 상품에 대해서 당신의 답변에 놀랐습니다.  I'm so glad/happy that you liked our gift.  당신이 우리의 선물을 좋아하시니 기쁩니다.  I'm terribly sorry to hear of Dr. Johnson's sudden death.  죤슨 선생님의 갑작스런 죽음을 듣고 놀랐습니다. 명복을 빕니다.

 

축하의 표현

I wish you the best of luck /good luck with your final exams.  기말 시험에서의 행운을 빕니다.  How are you feeling? I heard you couldn't come to work for several days because you got sick.  상태는 어떻습니까. 병이 들어 몇 일간 출근을 못한다고 들었습니다.  Have a good rest until you feel completely well.  완전히 좋아 질때가지 충분히 휴양을 취하세요.  I'm really glad to hear you got promoted.  당신의 승진을 진심으로 축하드립니다.  Congratulations on your marriage!  결혼 축하합니다.  You deserve to get promoted.  당신의 승진은 당연합니다.

e-mail 주세요

E-mail me or call me collect, please.  전자메일이나 콜렉트콜로 연락 주세요.  Hope to here from you soon.  당신으로부터 빠른 답장을 기다리고 있습니다.  I'm looking forward to receiving your reply at your earliest convenience.  가능한 한 빨리 답장을 받을 수 있기를 학수 고대하고 있습니다.  Please send responses by the end of April.  4월말까지 답장을 주세요.

마지막 한마디

I'll tell you more about it in my next message.  다음 메일로 좀 더 이야기를 하겠습니다.  I'll keep in touch.  연락을 합시다.  Please give my best regards to your boss.  당신의 상사에게 안부 전해 주십시오.

아래는 e-mail에서 자주 나오는 약어의 예다. 네트워크를 이용하는 User들은 가능한 한 문장을 짧게 쓰기 위해서 이러한 특수한 약어를 낳았다.

익숙해질 때까지는 너무 자주 사용하는 것은 권장하지 않지만, 읽었을 때 어떠한 의미인지 정도를 이해할 수 있도록 알아두자. 

그리고 한 두개 정도는 이메일에 사용해 보아도 좋을 것이다. 

기본적인 약어

P. S. / Post Script　추신  BTW / By the way　그런데  ASAP / As soon as possible　가능한 한 빨리  co. / company　회사  et al. / (et alia 라틴어로부터)　and others　그 외  i.e. / (id est　라틴어로부터)　that is　즉  e.g. / (exempli garatia　라틴어로부터)　for example　예를 들면

화재를 바꾼다.

OBTW / Oh, By The Way　그런데  OTOH / on The Other Hand　한편  AFAIC / As Far As I'm Concerned　나에 관해서 말하면  IOW / In Other Words　즉  IAC / In Any Case　어쨌든

마지막 인사

CIAO / Goodbye (이탈리아어)　안녕  CUL / See You Later　다시 또 보자  CWYL / Chat With You Later　또 이야기합시다  TTYL / Talk To You Later　또 이야기하네요  BFN / Bye for now　오늘은 이 근처로

컴퓨터 용어

HDD / Hard Disk Drive　하드 디스크  Msg / Message　e-mail문장  Cc / carbon copy 참조(같은 것을 다른 사람에게도 보내는 기능)  Bcc / Blind carbon copy 숨은 참조(상대에게는 알리지 않고 같은 것을 다른 사람에게도 보내는 기능)  KBD / Keyboard　키보드  Snail Mail / The U.S. Postal Service　우편(우편은 전자 메일에 비해 달팽이처럼 늦기 때문에)

프로만 아는 생략어 

IITYWTMWYKM / If I Tell You What This Means Will You Kiss Me?  HHO 1/2 K / Ha, Ha, only Half Kidding　좀 농담을 했다니까!  ROFLASTC / Rolling on Floor Laughing And Scaring The Cat! 배꼽이 빠지게 웃는다  WYSIWYG / What You See Is What You Get 모니터에 보이는 대로 인쇄된다  IMHO / In My Humble Opinion　사견을 말하면  IMO / In My Opinion　　생각건대  FYI / For Your Information　도움이 될꺼라고 생각해

상대를 어리석게 하는 것

KISS / Keep It Simple, Stupid　간단하게 못하니, 바보야!  IMNSHO / In My No So Humble Opinion　말하게 해주지만  LLTA / Lots and Lots of Thunderous (or Thundering) Applause　박수 갈채  RTFM / Read The F*cking Manual! / Read The Flaming Manual!　메뉴얼을 읽어라.

위트

HAK / Hugs And Kisses　(꼭 껴안고 키스해줄 정도로) 훌륭하다!  ROFL/ROTFL / Rolling on Floor Laughing!　박장대소하다  HHOK / Ha, Ha, only Kidding　농담이야.  ONNA / Oh No, Not Again　좀 기다려요.  OZ / Australia　오스트레일리아(사람)

감사

THANX / TNX  Thanks　고맙습니다  TIA / Thanks In Advance　잘 부탁드립니다

 

기 타

HTH / Hope this Helps!　이것이 도움이 될거야!  FYA / For Your amusement　이것으로 즐기세요  FYI / For your information　정보입니다  WT / Without Thinking　너무 생각하지 말고

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영어 비즈니스 이메일(Email) 작성할 때 많이 하는 실수 10가지

라쿤잉글리시 미친너굴입니다. 

영어의 완성은 Writing입니다. 

오늘은 비즈니스 레터 혹은 이메일 E-mail을 작성할 때, 많이 하는 실수 열 가지를 살펴보겠습니다. 

I am writing in respect of our recent purchase.

'~에 관해서'라고 알고 있는 in respect of라고 알고 있는데, 공식적인 비즈니스 레터에는 잘 쓰지 않습니다.
이럴 때는 in reference to ~, with regard to ~, regarding to ~, concerning to ~ 를 써야 맞는 표현입니다. 

I am writing in reference to our recent purchase.

I am writing with regard to our recent purchase.

I am writing regarding/concerning to our recent purchase.

나는 최근 구매품에 대해서 적고자 합니다. 

We would like to regret the delay in shipping. 

regret은 '유감스럽게 생각한다'는 뜻입니다.
이렇게 유감의 뜻으로 사용할 때는 would like to(~하고 싶다)와 같이 사용하면 정말 어색해집니다. 

regret (유감이다) 뒤에는 바로 그 유감스러운 사건/일이 와야합니다. 아니면 그냥 죄송하다는 표현 apologize for를 쓰면 됩니다.

※ 참고 ☞ to 부정사 / 동명사가 뒤에 올 때 뜻이 달라지는 동사들 - forget, regret, remember, stop, try

 

We regret the delay in shipping.

우리는 선적이 늦어진 것에 유감입니다. 

We would like to apologize for the delay in shipping.

우리는 선적이 늦어진 것을 사과드리고 싶습니다. 

 I ensure you that our products are of the highest quality.

'assure  + 사람' 이라고 쓰여서, 그 사람을 '확신시키다'는 뜻입니다. 그 사람의 의심을 없앤다는 뜻입니다.
 assure 다음에는 주로 '사람'이 옵니다. (assure you, assure him/her, assure them 등등) 

'ensure + 사물' 이라고 쓰여서, 그 사실이나 조건에 대해서 보장한다는 뜻입니다.  ensure 다음에는 that 절이 주로 옵니다. 

I assure you that our products are of the highest quality.

나는 당신에게 우리 상품이 매우 높은 품질을 가지고 있다고 확언한다.

We have a quality control process to ensure that every item is free from defects. 

우리는 모든 물건들이 불량품이 전혀 없는 것을 보장하는 양질의 통제 과정이 있습니다. 

 Your order will be shipped until Wednesday at the latest.

비지니스 이메일에서 특히나 중요하게 사용해야하는 것이 날짜를 가리키는 전치사 by, until의 사용법입니다.
미래 어떤 시점 전까지 일어나야하는 일에는 전치사 by를 써야하고, 그 시간까지는 계속 그 일이 발생해야하는 사건에는 until를
써야합니다. 

※ 참고 ☞ 전치사 by 와 until 의 차이 뭘까요?

Your order will be shipped by Wednesday at the latest.

주문은 늦어도 수요일까지 선적(출하)될 것입니다. (수요일 전에 화요일, 월요일에 이루어질 것임) 

We will be performing maintenance until the 25th.

우리는 25일까지 유지보수가 이루어질 것입니다. (25일까지는 사건이 일어남, 25일 전까지 안끝남)

I would like to request some informations about your services. 

명사 information는 셀 수 없는 명사이기 때문에 단수만 써야합니다. 

 

I would like to request some information about your services.

서비스에 대해서 정보를 요청드립니다. 

 We except all major credit cards as well as checks and money orders.

비슷한 철자의 동사 때문에 틀리는 경우입니다. 

accept는 받아들인다, 수용한다는 뜻이고, 반면에 except는 제외시키다. 배제시키다는 의미입니다. 

※ 참고 ☞ accept vs except - 헷갈리는 영어 단어 정리

    We accept all major credit cards as well as checks and money orders.

저희는 모든 신용카드, 첵크, 머니오너를 다 취급합니다. 

We offer free shipping to every U.S. state except Alaska and Hawaii.

저희는 알래스카와 화와이를 제외하고는 모든 미국에 무료배송을 제공합니다. 

We appreciate your cooperate. 

언제나 중요한 것은 문장에서 단어를 품사형태에 맞게 써야합니다.
관사(a, an, the), 그리고 소유대명사(my, your, his, her, our, their) 뒤에는 항상 명사가 옵니다. 

※ 참고 ☞ 관사를 잘 사용하려면 명사 공부 부터

We appreciate your cooperation.

우리는 당신의 협조에 감사드립니다. 

I want you to send me the files right now.  

영어에서는 업무적인 대화에서나 혹은 가깝지 않은 사람과의 대화에서 정중하고, 예의바른 어투가 중요합니다.
물론 존대하거나 존칭이 우리말처럼 확연하게 구분되어 있는 것은 아니지만, Formal, Informal은 확실하게 구분하는 언어입니다. 

동사 want은 우리말로 ~ 하고 싶다는 뜻으로 들려서 정중해보이지만, 실제로 want somebody to do 문장은 매우 직설적이고
약간 무례하게 들립니다. 정중하게 요청하려면, 보통 "Could you ... ?" 와 "Please ..."를 꼭 붙여서 말하는게 좋습니다. 

Could you please send me the files as soon as possible?

제에게 가능한 빨리 그 파일을 보내주세요. 

the conference begins on friday july 8 it will be held in los angeles california. 

비지니스 Writing이나 Academic한 에세이나 보고서를 영문으로 작성할 때, 특히 올바른 구두법, 대문자 표기가 영어에서는
매우 중요한 부분입니다. 우리말에 맞춤법이 중요하듯이, 구두법과 대문자에서 오류가 보이면 정말 영어를 읽는 사람에게
안좋은 이미지로 보여집니다. 이것은 레터(letters) 이메일(e-mail)에도 마찬가지입니다. 

※ 참고 ☞ [영어대문자로쓰는경우] 영어 대문자 표기원칙 Capitalization

※ 참고 ☞ 영어 문자의 구두점 정리

The conference begins on Friday, July 8. It will be held in Los Angeles, California.

그 행사는 7월 8일 금요일에 시작합니다. 캘리포니아 LA에서 열립니다. 

 I am looking forward to hear from you.

look forward to다음에는 동명사 -ing가 와야합니다. to 부정사가 아닙니다. 

※ 참고 ☞ [동명사 정리] -ing 쓰이는 관용적 표현 정리

※ 참고 ☞ [동명사 정리] 전치사 뒤에 동명사가 오는 경우

I am looking forward to hearing from you.

당신에게 소식을 듣기바랍니다.

I am looking forward to our meeting.

회의가 기대됩니다.

I look forward to visiting your company.

귀사를 방문을 기대합니다. 

I look forward to the visit.

방문 기대합니다. 

Thanks for studying Today!